(Português do Brasil) Por que processos eficientes facilitam a rotina dos servidores públicos?

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Cada cidade, cada setor e cada organismo de prestação do serviço público tem as suas especificidades para organizar e resolver as demandas internas. Mas o que a maioria ainda possui em comum são as dificuldades para tornar seus processos eficientes. A burocracia brasileira, com um emaranhado de leis, normas e regimentos, somada a equipes reduzidas para realizar o trabalho e atender aos cidadãos, são fatores de grande influência para a baixa efetividade dos órgãos públicos.

A lentidão dos procedimentos e a demora para concluir uma solicitação gera insatisfação, e não é só do público externo (os cidadãos), os próprios servidores ficam sobrecarregados – muitas vezes realizando tarefas improdutivas – e desmotivados por não conseguirem cumprir as demandas.

Quando se tem processos eficientes, a equipe produz mais em menos tempo, se torna mais eficiente e os ganhos reais de qualidade aparecem para todos. Por isso, neste artigo, vamos falar sobre como a organização, a padronização e a automação favorecem a cultura de resultados no serviço público, criando uma nova rotina de eficiência nas instituições.

processos eficientes

Como tornar os processos eficientes?

Ao adotar processos eficientes, a gestão pode rapidamente perceber resultados positivos — quantitativos e qualitativos. Mas para alterar o modus operandi tradicional e tornar a rotina burocrática eficiente é preciso focar em três pontos primordiais: organizaçãopadronização e automação.

A primeira etapa a ser realizada é a de análise dos processos, mapeando os pontos críticos e onde há mais gargalos, buscando melhorias em cada um deles. A partir daí, é preciso padronizar os procedimentos, criando uma sequência de tarefas objetivas para reduzir as falhas e o retrabalho. O próximo passo então é buscar ferramentas digitais que aprimorem esse fluxo de trabalho, como as soluções que permitem automação.

Por que estes passos são importantes? Porque a organização permite ter uma visão mais ampla dos processos, e a padronização os torna mais otimizados.

Com esta nova sequência, o tempo dos colaboradores é potencializado, permitindo que eles produzam mais, deixem as tarefas repetitivas para os sistemas automatizados e coloquem seu foco em atividades mais estratégicas e de maior importância. Também podemos destacar que sem sobrecarga e ao ver as tarefas sendo concluídas, a equipe ganha em qualidade de vida. E trabalhando com mais objetividade, de forma facilitada e podendo ser mais resolutivos no andamento das tarefas, os servidores tendem a ficar mais satisfeitos e motivados.

Um sistema que permite automação, específico para a gestão do serviço público possibilita, por exemplo, que várias pessoas da equipe acessem a demanda ao mesmo tempo, trabalhem em paralelo e cheguem ao fim do processo de forma mais rápida.

Também há uma questão de controle: os processos são mais facilmente monitorados, localizados e verificados — já que todos podem ter uma visão geral, do início à conclusão da tarefa. Além disso, o documento digital não ocupa espaço físico e pode ter mecanismos de segurança e backup, sendo muito mais seguros que o documento físico, que podem ser mais facilmente extraviados ou rasurados.

Vale ressaltar ainda que, ao otimizar e digitalizar seus processos, o órgão público também se torna mais sustentável, pois não há desperdícios e faz uso consciente dos recursos. Há redução (e até eliminação total) dos insumos – papel, impressão, grampos, capas de processo e clipes – utilizados em cada etapa.

Além disso, todas estas mudanças no trabalho interno dos servidores refletem no melhor atendimento aos cidadãos, que saem ganhando com a diminuição da burocracia e maior rapidez no andamento das suas solicitações.

Benefícios de otimizar os processos no órgão público

Como vimos, operar com processos eficientes e automatizados, traz uma série de ganhos para o órgão público. Em linhas gerais, as principais vantagens são:

• Aumento da produtividade da equipe: já que a sequência otimizada permite eliminar processos desnecessários;
• Menos falhas e retrabalho: com atribuições bem definidas, cada servidor sabe exatamente o que deve fazer e como dar andamento às tarefas;
• Otimização do tempo: procedimentos organizados e sem pontos de gargalo, ajudam a equipe a se concentrar em atividades relevantes, agilizando as demandas;
• Economia de recursos: além de não desperdiçar o tempo de trabalho do servidor, o órgão consegue eliminar os excessos de insumos utilizados para realizar cada atividade, como papel, impressões, clipes, grampos, carimbos etc.;
• Maior qualidade no atendimento ao cidadão: é possível melhorar o atendimento ao cidadão dando mais eficiência e agilidade no andamento dos processos e solicitações.

Para complementar o aprendizado sobre os benefícios de contar com processos eficientes na gestão pública, recomendamos a leitura de outros dois artigos: Atenda bem às demandas administrativas do serviço público e Da implantação ao uso de um sistema para gestão pública. Com base nestes conteúdos, você vai entender como é possível atender bem as demandas administrativas apostando na desburocratização dos processos e na transformação digital. Se tiver dúvidas, entre em contato com nossos especialistas.

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