A atuação das Procuradorias Jurídicas (PJs) vai muito além da defesa judicial dos entes públicos. Elas desempenham um papel estratégico na governança, garantindo que a administração atue dentro dos limites da legalidade e protegendo o erário contra riscos financeiros desnecessários.
Seja na formulação de pareceres, na assessoria a gestores ou na condução de processos judiciais e administrativos, as PJs ajudam a prevenir irregularidades e a mitigar litígios que poderiam comprometer o orçamento público.
Dessa forma, a eficiência de uma procuradoria não pode ser medida apenas pelo número de vitórias em ações judiciais, mas pelo impacto que sua atuação tem na redução de riscos e na melhoria da tomada de decisão dentro da administração pública.
As procuradorias atuam em três frentes principais:
- Contencioso jurídico: atuam na representação do ente público como réu em ações movidas por cidadãos, empresas e outros órgãos. Nessa área, o desempenho não pode ser avaliado apenas pelo número de processos julgados procedentes ou improcedentes, pois o interesse público pode transcender o resultado imediato da causa.
- Execução fiscal: realizam a cobrança judicial de tributos e outras receitas públicas. Aqui, a celeridade e a efetividade na recuperação de valores são fundamentais para a arrecadação e manutenção das contas públicas.
- Processos consultivos: prestação de assessoria jurídica à administração pública. Nessa função, atuam na elaboração de pareceres, revisões contratuais e apoio na formulação de políticas públicas, prevenindo litígios e garantindo conformidade legal.
Essa função preventiva e proativa reforça a importância de um modelo de eficiência que vá além de métricas processuais tradicionais, considerando a celeridade, a qualidade das manifestações jurídicas e o impacto financeiro e social das suas decisões.
Isso torna a medição de eficiência nessas instituições uma tarefa complexa. Indicadores jurídicos tradicionais, como percentual de procedência das ações, podem ser enganosos. Uma decisão desfavorável à prefeitura, por exemplo, não significa necessariamente um fracasso da procuradoria pode indicar, por exemplo, que a administração pública reconheceu um direito legítimo da outra parte.
Diante desse desafio, a busca por um indicador objetivo, que traduza a eficiência operacional das procuradorias sem distorções, é fundamental. Para isso, adotamos o tempo médio de resposta às comunicações processuais como métrica principal, refletindo a capacidade da procuradoria de dar respostas ágeis e efetivas às demandas judiciais.
Tempo médio de resposta às comunicações processuais: o principal indicador de procuradorias eficientes
- O que são comunicações processuais?
No curso de um processo, as unidades judiciais geram solicitações para que as partes envolvidas se manifestem sobre determinados eventos. No caso das procuradorias, essas comunicações podem envolver prazos para apresentar defesa, recursos, informações ou outros documentos essenciais ao andamento processual.
- Tempo médio de resposta às comunicações processuais
Esse indicador mede o tempo decorrido entre a geração de uma comunicação processual e a resposta da procuradoria. Quanto menor esse tempo, maior a agilidade na atuação do órgão. Isso reflete diretamente fazendo com que as procuradorias sejam eficientes na condução dos processos, garantindo que o ente público cumpra suas obrigações processuais dentro dos prazos estabelecidos e evitando prejuízos decorrentes de atrasos.
Esse indicador pode ser aplicado tanto para processos de contencioso quanto para execuções fiscais, permitindo uma visão clara da capacidade da procuradoria de atuar de forma eficaz.
Por que esse indicador é estratégico?
- Foco na agilidade da resposta: em um ambiente processual complexo, o tempo de resposta influencia diretamente o desfecho dos processos e a eficiência da administração pública.
- Evita cálculos excessivamente complexos: outras métricas poderiam exigir ponderações entre tipos de ação, valores envolvidos e partes do processo, dificultando sua aplicação na prática.
- Compatível com a missão pública: o objetivo das PJs não é apenas vencer processos, mas garantir que a administração pública aja conforme a lei, evitando prejuízos ao erário e garantindo segurança jurídica, construindo procuradorias eficientes.
Melhoria contínua e tecnologia como aliada
Para reduzir o tempo médio de encerramento de pendências, procuradorias podem adotar estratégias como:
- Automação de tarefas repetitivas: ferramentas de gestão processual podem gerar respostas automáticas para casos padronizados, liberando os procuradores para demandas mais complexas.
- Monitoramento e dashboards gerenciais: acompanhamento contínuo do indicador permite identificar gargalos e redistribuir cargas de trabalho conforme a necessidade.
- Gestão de prioridades: criar regras para priorizar determinadas comunicações processuais pode melhorar significativamente a performance da procuradoria.
A eficiência das Procuradorias Jurídicas não deve ser medida apenas por resultados processuais, mas pela sua capacidade de garantir que a administração pública atue de forma ágil e segura. Um tempo médio de resposta às comunicações processuais não apenas melhora a performance da procuradoria, mas também reduz riscos e aumenta a previsibilidade do setor público.
Conclusão
A eficiência das procuradorias jurídicas impacta diretamente a administração pública. Um tempo de resposta mais curto nas comunicações processuais evita atrasos no andamento dos processos, reduz riscos de sanções e aumenta a previsibilidade jurídica. Além disso, a rapidez e a organização interna refletem na imagem do ente público perante o Judiciário, advogados e a sociedade.
Ao estruturar um modelo de mensuração de eficiência baseado no tempo de resposta, os gestores das procuradorias conseguem identificar gargalos, redistribuir demandas e estabelecer metas mais realistas para aprimorar o desempenho dos órgãos. Em um cenário onde a digitalização e a automação de processos jurídicos se tornam cada vez mais presentes, medir e otimizar esse tempo se torna um fator estratégico para melhorar a atuação das procuradorias e garantir um serviço público mais eficaz e ágil.
Esse artigo foi escrito em colaboração com Tiago Melo.
Carlos Alexandre é formado em Direito e Ciência da Computação. Atualmente é Gerente de Produtos do SAJ Procuradorias, da Softplan, onde trabalha há mais de 20 anos. Carlos Alexandre atuou como desenvolvedor, analista de negócios e product manager. Nesse período, atuando como especialista de produto, participou da concepção e desenvolvimento de soluções que contribuem para a eficiência da Justiça.
