Com alto volume de processos concentrados na Execução Fiscal, a Procuradoria Municipal de Atibaia (SP) enfrentava o desafio de organizar sua atuação sem uma ferramenta estruturada de gestão.
Havia receio de que a digitalização do acervo físico ampliasse ainda mais a carga de trabalho. No entanto, a adoção de um sistema de gestão de processos judiciais mudou essa percepção ao permitir maior controle sobre intimações, prazos e distribuição de tarefas.
Com a gestão digital estruturada, a digitalização do acervo físico passou a integrar a estratégia de modernização da Procuradoria, ampliando o acesso às informações e fortalecendo o controle das demandas jurídicas.
Gestão de processos judiciais em Atibaia: cenário antes da modernização
À época da implantação do SAJ Procuradorias, cada um dos dois procuradores da Execução Fiscal era responsável por aproximadamente 7 mil processos, entre físicos e eletrônicos. No total, a Procuradoria contava com quatro procuradores divididos entre Execução Fiscal e Contencioso.
Sem um sistema estruturado de gestão de processos judiciais, a organização das atividades dependia principalmente de planilhas.
Patrícia Lima, Procuradora do município e Presidente da Comissão Permanente da Advocacia Pública e Conselheira Estadual da OAB SP, relata que o acompanhamento das demandas era realizado manualmente. Cada procurador mantinha seus próprios controles em planilhas, realizando diariamente a triagem de mais de cem intimações.
Sem uma visão consolidada das demandas, cada procurador acessava diretamente o portal do Tribunal de Justiça para consultar publicações e controlar prazos individualmente. Esse modelo exigia triagem manual constante e ampliava o risco de retrabalho diante do alto volume processual.
Nesse contexto, durante o 1º Fórum de Debates da Associação Nacional de Procuradores Municipais (ANPM), realizado na sede da Softplan em 2019, Patrícia Lima identificou a oportunidade de promover a transformação digital da Procuradoria.
“A falta dessa gestão nos levou a procurar melhores serviços, mais tecnologia. E aí nós já tínhamos conhecido a Softplan” – Patrícia Lima, 2026.
Automação e controle de gestão de processos judiciais na Execução Fiscal
A implantação do SAJ eliminou situações que dificultavam o desempenho das atividades jurídicas.
Antes da adoção da solução, cada procurador precisava identificar manualmente tarefas prioritárias em planilhas individuais, o que dificultava o controle dos prazos processuais e aumentava a possibilidade de inconsistências na gestão das demandas.
Também eram comuns discussões internas sobre a distribuição das atividades entre os procuradores.
Patrícia explica que, com o sistema, a Procuradoria passou a ter acesso a indicadores que mostram o tempo de tramitação dos processos e o volume de demandas sob responsabilidade de cada profissional. Esse tipo de informação trouxe maior previsibilidade para a gestão das atividades jurídicas.
A utilização do sistema teve início em janeiro de 2020. Poucos meses depois, a equipe precisou migrar para o trabalho remoto, e o recebimento automatizado das intimações tornou-se essencial para manter a organização das demandas.
Durante esse período, a centralização das intimações também revelou processos distribuídos em outras comarcas que a Procuradoria desconhecia.
Patrícia Lima relata que a equipe identificou diversas publicações que haviam sido arquivadas por falta de conhecimento da Procuradoria. A partir do sistema, foi possível localizar esses processos e retomar o acompanhamento das ações.
Esse cenário estava relacionado a um entendimento do Código de Processo Civil (CPC) que orientava a distribuição das execuções fiscais conforme o domicílio do contribuinte.
Até então, a existência do processo era informada à procuradoria do município onde a ação havia sido distribuída, o que dificultava o controle de processos judiciais de forma integral.
“Em vez de passar 8, 10, 12 horas vendo processo, a gente passou a diminuir o tempo com os processos e melhorar o tempo de estudo e de atenção com o erário público”, afirma a procuradora do município de Atibaia, – Patrícia Lima, 2026.
Distribuição automatizada de processos amplia a produtividade na Execução Fiscal
Antes da implantação do SAJ, a Procuradoria utilizava outra ferramenta que apresentava falhas na distribuição de processos em lote e não integrava todas as intimações. Segundo Patrícia Lima, o sistema anterior apresentava diversos erros, o que frequentemente obrigava a equipe a refazer manualmente as distribuições realizadas.
Esse cenário gerava insegurança no controle de prazos e no acompanhamento das intimações recebidas. Diante dessas limitações, a implantação de um sistema de gestão de processos judiciais marcou uma mudança estrutural na atuação da Procuradoria.
Com a distribuição automatizada das ações, tornou-se possível organizar melhor o fluxo da Execução Fiscal, reduzir etapas manuais e ampliar a capacidade de acompanhamento das demandas.
Gestão digital no home office: como o SAJ ampliou a produtividade da Procuradoria
A mudança na atuação da Procuradoria tornou-se ainda mais evidente durante o trabalho remoto. Inicialmente, cerca de 50 servidores passaram a alternar entre atividades presenciais e remotas, incluindo equipes jurídicas e administrativas.
Nos primeiros momentos, alguns assessores relataram sensação de sobrecarga e chegaram a solicitar ampliação da equipe. Antes de considerar novas contratações, a Procuradoria optou por reorganizar o fluxo de trabalho por meio da utilização do sistema.
Patrícia Lima relata que o trabalho remoto evidenciou o impacto da tecnologia na organização das rotinas. Com maior visibilidade sobre o volume de demandas e o tempo de tramitação dos processos, foi possível distribuir melhor as atividades e aumentar a produtividade da equipe.
Além disso, a gestão digital contribuiu para reduzir custos relacionados à estrutura presencial, permitindo que as atividades jurídicas fossem executadas com maior flexibilidade e controle.
Comunicação interna mais organizada na gestão de processos judiciais
A comunicação entre procuradores e assessores também mudou após a implantação do sistema. Antes da digitalização, era necessário acessar diretamente o portal do Tribunal de Justiça para verificar minutas elaboradas por estagiários, solicitar correções e acompanhar a evolução das tarefas.
Com o SAJ, todo o fluxo passou a ocorrer dentro da própria plataforma. Patrícia Lima explica que, anteriormente, a comunicação dependia de e-mails, mensagens e planilhas paralelas, o que gerava a sensação de um controle pouco estruturado.
Com a adoção do sistema, as demandas passaram a ser encaminhadas diretamente dentro da ferramenta, permitindo maior clareza na distribuição das atividades e na definição das responsabilidades.
Sistema de gestão de processos judiciais permite atuação mais estratégica
A organização proporcionada pelo sistema permitiu à Procuradoria dedicar mais tempo a atividades estratégicas.
A padronização das peças e a possibilidade de impulsionar citações em lote tornaram o fluxo processual mais uniforme e previsível. Patrícia Lima relata que a equipe passou a acompanhar de forma mais estruturada o cumprimento de acordos firmados nos processos.
Segundo ela, anteriormente algumas ações eram extintas por falta de comunicação sobre o descumprimento dos acordos. Com o acompanhamento sistematizado, tornou-se possível reduzir esse tipo de situação.
“A gente consegue cobrar melhor, a gente recebe mais e esse dinheiro é convertido para nossa população. Ele vai para políticas públicas.” – Patrícia Lima, 2026.
Indicadores demonstram eficiência da Procuradoria
O uso do sistema trouxe mais visibilidade à atuação da Procuradoria Municipal de Atibaia e permitiu consolidar uma gestão orientada por dados. “O SAJ mostra qual é o nosso trabalho, quanto tempo um processo está lá com a gente, qual foi a rapidez que nós respondemos e quanto a gente melhorou a arrecadação”, afirma Patrícia.
Entre os indicadores monitorados pela Procuradoria estão:
- Intimações recebidas;
- Peticionamentos realizados;
- Pendências encerradas;
- Processos ajuizados.
Esses dados fortalecem a gestão de processos judiciais e apoiam decisões estratégicas da administração pública.
Consolidação do modelo de gestão da Execução Fiscal
Com o uso contínuo da solução, os resultados passaram a demonstrar maior organização e capacidade operacional.
No período de consolidação do modelo foram registrados:
- 16.191 intimações recebidas;
- 13.617 pendências encerradas;
- 10.372 peticionamentos realizados.
Em comparação ao início da implantação, quando foram contabilizados 7.115 peticionamentos, observou-se crescimento de 45,8% nesse indicador.
Patrícia Lima afirma que a eficiência da Procuradoria aumentou significativamente após a implantação do sistema, resultado da melhor organização dos fluxos de trabalho e da redução de atividades manuais.
Maturidade institucional da Execução Fiscal
Ao observar o volume acumulado desde a implantação do sistema, a dimensão da transformação se torna ainda mais evidente.
Atualmente, a Execução Fiscal contabiliza aproximadamente:
- 47,8 mil peticionamentos realizados;
- 66,8 mil pendências encerradas;
- 67,3 mil intimações processadas.
Segundo Patrícia, essa evolução contribuiu para fortalecer a responsabilidade fiscal do município, modificando gradualmente o comportamento de inadimplência.
“Na procuradoria, nós passamos a ter uma atuação mais eficiente. A nossa arrecadação, em três anos, mais do que triplicou.” – Patrícia Lima, 2026.
Como estruturar a gestão de processos judiciais em Procuradorias
Dispor de indicadores para mensurar a atuação da procuradoria municipal exige a utilização de um sistema de gestão de processos judiciais adequado às demandas da instituição.
A tecnologia contribui para organizar o fluxo de trabalho, reduzir etapas manuais e ampliar a capacidade de acompanhamento das demandas jurídicas, fortalecendo o controle de processos judiciais.
Assim como Atibaia, outros municípios também podem estruturar sua atuação jurídica com mais organização, controle e previsibilidade. Saiba como o SAJ Procuradorias pode apoiar a modernização sua instituição.
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